Apa itu Transformasi Digital

Saat ini berbagai perusahaan dan organisasi mencanangkan “go digital” yang dapat diartikan sebagai melakukan proses kerja dan layanan secara digital. Tetapi apakah definisi digital sebenarnya? Untuk beberapa perusahaan, digital berarti segala sesuatu tentang teknologi informasi dan komunikasi. Bagi yang lain, digital adalah cara baru untuk melibatkan pelanggan. Sedangkan bagi yang lain lagi, digital merupakan cara yang benar-benar baru dalam berbisnis. Tak satu pun dari definisi tersebut salah. Tetapi perspektif yang beragam seperti itu mencerminkan kurangnya keselarasan dan visi bersama tentang ke mana bisnis harus berjalan. Ini sering menghasilkan upaya yang salah arah dan mengarah ke hal-hal penting menjadi terlewat, kinerja yang lamban, atau desain awal yang salah. Digital sendiri mempunyai banyak definisi, tetapi dalam konteks model ini sendiri ada definisi yang sesuai dari Steward (2017), yaitu:

“Inovasi untuk menghubungkan teknologi, ilmu data, peralatan, rancangan dan strategi bisnis untuk mengubah sebuah proses bisnis atau pengalaman konsumen.”

 Cerita sukses seperti yang dialami oleh Facebook, Amazon, Netflix, dan Google (seringkali disingkat sebagai FANG) adalah kisah sukses dari perusahaan-perusahaan di era digital. Walaupun demikian apabila dipelajari lebih mendalam akan terlihat bahwa kesuksesan mereka tidak muncul begitu saja tetapi berasal dari kejelian untuk menyaring dan memanfaatkan data digital yang bersumber dari para penggunanya baik perorangan maupun organisasi. Konsumen secara konsisten menginginkan pengalaman yang menyenangkan dalam menikmati layanan tanpa dibatasi platform, produk, promosi dan harga, dan perusahaan-perusahaan ini secara jeli menyediakannya. Walaupun demikian jauh lebih mudah bagi perusahaan-perusahaan yang memang berawal di dunia digital seperti mereka untuk sukses daripada melakukan transformasi pada sebuah perusahaan konvensional menjadi perusahaan berorientasi digital.

Di era saat ini bisnis yang ingin sukses dan berkembang tidak bisa mengelak untuk melakukan transformasi digital. Berbeda dengan pemahaman di kalangan awam yang mengartikan transformasi digital adalah pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam proses kerja di suatu lembaga atau perusahaan. Transformasi digital sendiri sebenarnya adalah memberikan prioritas pada pengalaman yang menyenangkan bagi konsumen dalam mengakses layanan perusahaan. Contohnya salah satu jaringan hotel terbesar di Amerika Serikat JW Marriot meraih pemasukan $7 Milyar melalui reservasi daring. Di mana kelebihan yang mereka tawarkan pada reservasi daring adalah penggunaan bahasa dari negara asal konsumen. Sebagai contoh lainnya adalah pada pengenalan merk global, Coca Cola yang sudah merajai selama bertahun-tahun sebagai produk Amerika Serikat yang paling dikenali oleh publik dunia tergeser dominasinya oleh Apple dan Google yang lebih banyak menjalankan bisnisnya secara digital.

Bila pada awal tahun 2000-an transformasi digital adalah sebuah pilihan, saat ini hal tersebut telah menjadi sebuah keharusan bagi perusahaan agar bisnisnya tidak tergerus oleh perkembangan jaman. Oplah koran dan media cetak di Indonesia misalnya terus menurun setiap tahunnya berganti dengan koran atau majalah daring yang lebih diminati masyarakat di era digital.

Dalam rangka mengendalikan sebuah transformasi digital yang sukses, sebuah perusahaan perlu untuk memulainya dengan mendefinisikan apa makna digital untuk mereka dan kesempatan apa yang disediakannya bagi perusahaan. Pendekatan yang generik akan susah dilaksanakan karena kebutuhan dan situasi yang berbeda dari setiap perusahaan. Transformasi digital juga tidak bisa dilaksanakan secara parsial karena harus melibatkan seluruh unit di perusahaan. Melibatkan semua pemangku kepentingan dan membagi ide bersama-sama merupakan salah satu bentuk pendekatan yang efektif.

Untuk mengendalikan arah transformasi digital perusahaan perlu untuk melakukan identifikasi kebutuhan dan kesiapan penerapan transformasi digital di seluruh bagian perusahaan. Perusahaan juga perlu membentuk tim transformasi yang bertanggungjawab terhadap segala proses yang berjalan. Tim ini sebaiknya berada langsung di bawah kendali pimpinan tertinggi di perusahaan tersebut.  Para penanggungjawab ini wajib menghitung dengan cermat bahwa kebutuhan perusahaan akan perubahan, visi perusahaan, dan kapasitas untuk perubahan melebihi “biaya” yang harus dikeluarkan. Biaya yang dimaksud tidak hanya biaya finansial tetapi juga “biaya” personal dan emosional akibat terjadinya transformasi digital.

Gambar II.1. Aspek Identifkasi Transformasi Digital

Transformasi digital yang dijalankan perusahaan atau lembaga banyak menuai kegagalan disebabkan identifikasi permasalahan yang salah. Banyak perusahaan berpikir transformasi digital sekedar berfokus pada penerapan tekonologi informasi dan komunikasi. Akibatnya perusahaan terjebak untuk mengeluarkan dana besar dan menginvestasikannya pada teknologi dan infrastruktur mahal yang menyertainya,bukan pada transformasi pola pikir dan perubahan secara organisasi yang sebenarnya menjadi inti dari transformasi digital. Accenture, sebuah perusahaan konsultan terkemuka di dunia merumuskan transformasi digital secara komprehensif seperti dapat diamati pada gambar II.2. berikut ini:

Gambar II.2. Transformasi Digital secara Komprehensif (sumber: Accenture)

           

Dari gambar di atas dapat kita amati bahwa aspek-aspek penting dari transformasi digital adalah

1)    Integrasi Layanan

Integrasi layanan berarti perusahaan seharusnya mengintegrasikan layanan dalam lingkungan digital. Seorang konsumen sedapat mungkin bisa mendapatkan berbagai layanan secara terpadu dengan cara akses yang sama dan waktu yang singkat. Secara ideal seharusnya tidak ada lagi perpindahan dari satu unit ke unit yang lain dan pengisian formulir yang sama berulang-ulang dan menyusahkan konsumen.

2)    Analisis Penggalian Data

Dengan menerapkan transformasi digital akan banyak data tersedia, baik data tentang konsumen maupun data internal dari proses kerja perusahaan itu sendiri. Analisis dan penggalian data menjadi sebuah kesempatan yang tidak boleh dilewatkan oleh perusahaan yang telah melakukan transformasi digital.

3)    Manajemen Data

Data yang berhasil didapatkan dan dianalisis haruslah dimanfaatkan dengan bijak dan terencana. Data tersebut dapat digunakan untuk meningkatkan layanan kepada konsumen, menawarkan produk yang sesuai dengan selera konsumen,ataupun memperbaiki berbagai proses kerja di perusahaan. Hal inilah yang dimaksud dengan aspek manajemen data.

4)    Manajemen Konten

Sebaik apapun layanan yang diberikan apabila kualitas produk tersebut tidak memuaskan konsumen semuanya akan menjadi sia-sia. Dengan demikian manajemen konten yang merupakan produk utama di perusahaan berorientasi digital adalah salah satu aspek yang tidak bisa diabaikan.

5)    Pengalaman Omni-channel

Omni-channel adalah berbagai cara konsumen dapat mengakses suatu layanan, misalnya secara daring atau luring. Artinya perusahaan yang menerapkan transformasi digital seharusnya memperhatikan seluruh saluran (channel) sehingga konsumen yang mengakses dengan cara apapun dapat merasa puas pada layanan yang diberikan oleh perusahaan.

Melingkupi semua itu perusahaan harus menyediakan suatu ekosistem yang sesuai untuk penerapan transformasi digital dengan tujuan utamanya memuaskan konsumen dan mendapatkan keuntungan lebih besar bagi perusahaan.

Salah satu tantangan terbesar dalam transformasi digital pada sebuah lembaga adalah mencari personel yang memiliki kompetensi untuk menjalankannya. Riset yang dilakukan Cognizant pada tahun 2016 dengan mewancarai 420 pengambil keputusan pada perusahaan atau lembaga di seluruh dunia menguatkan hal tersebut. Lebih dari 94% responden menganggap bahwa celah keterampilan (skills gap) adalah penghalang utama transformasi digital. Banyak perusahaan memulai transformasi dengan unit yang lebih kecil terlebih dahulu atau membuat semacam proyek pilot di dalam perusahaan/organisasi. Melakukan transformasi memerlukan pergeseran dari struktur yang kaku dan ini biasanya sulit dilakukan oleh orang-orang yang sudah lama berada di perusahaan tersebut.

            Dari awal pelaksanaan transformasi, pimpinan harus mengidentifikasi individu yang akan berusaha menolak perubahan. Umumnya mereka yang sudah termasuk senior atau merasa terancam kedudukannya akan berusaha menghalangi transformasi tersebut. Walaupun demikian penting untuk tetap menjalin komunikasi dengan mereka secara transparan dan intensif sehingga mereka memberikan dukungan pada transformasi tersebut.

Adaptasi dan antusiame dapat ditumbuhkan dengan menerapkan hal-hal kecil yang bernuansa digital tetapi mudah dipahami dalam aktivitas kerja sehari-hari. Mendistribusikan penugasan melalui grup email atau WhatsApp, melakukan penjadwalan rapat dengan Google Calendar, dan berbagai pendekatan lain yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas komunikasi di dalam lembaga. Walaupun demikian perlu diingat bahwa aktivitas tersebut bersifat pelengkap dan bukan pengganti dari komunikasi tatap muka langsung. Untuk lebih meningkatkan peran serta dan rasa memiliki maka dalam proses transformasi perlu melibatkan seluruh karyawan. Memberikan prioritas pada ide mereka dan bersama-sama menggerakkan transformasi digital dapat memberikan hasil lebih cepat dari transformasi.

Pimpinan harus selalu siap untuk menjawab pertanyaan sulit dari para karyawan, misalnya “apa pengaruh seketika dari transformasi digital?”, “apakah posisi saya akan berubah setelah transformasi dilakukan?”, “apakah lembaga akan merekrut tenaga baru?”, dan berbagai pertanyaan kritis lainnya. Untuk meyakinkan para karyawan dan pemangku kepentingan lainnya lembaga harus berfokus pada performa setelah transformasi dilakukan. Perusahaan harus mengeluarkan lebih sedikit biaya untuk pemasukan yang lebih besar, tanpa merugikan karyawan yang sudah ada sebelumnya.

Apapun pendekatan yang dilakukan, sudah bisa dipastikan bahwa transformasi digital lebih menitikberatkan pada kesiapan sumberdaya manusia daripada teknologi. Restrukturisasi organisasi, perubahan peran, perubahan standar operasional prosedur, perubahan dokumen kerja, dan berbagai aspek lainnya sebenarnya lebih mengarah pada perubahan pola pikir para personel organisasi. Beberapa prinsip dasar yang menjadi inti dari transformasi digital antara lain adalah:

1(1)  Kepemimpinan

Transformasi digital haruslah dimulai dari pimpinan tertinggi dan diterapkan secara terorganisasi. Seluruh bagian harus berkomitmen dalam menerapkan transformasi digital. Banyak perusahaan merasa harus merekrut orang dari luar organisasi khusus untuk menjalankan transformasi digital.

2(2)    Meningkatkan Kompetensi

Menanamkan pemahaman kepada seluruh pemangku kepentingan di dalam organisasi menjadi syarat mutlak dari transformasi digital. Dengan demikian perlu pemahaman dan kompetensi yang setara agar semua pihak bisa menyikapi secara positif transformasi yang dilakukan. Pelatihan dengan berbagai tema digital adalah salah satu cara meningkatkan kompetensi dari para karyawan sehingga mereka dapat turut berperan dalam transformasi.

3(3)    Kerjasama

Bagian penting dari transformasi digital adalah melakukan perubahan struktur yang memungkinkan tiap bagian menerapkan transformasi digital secara lebih efektif. Tidak hanya sekedar perubahan nama tetapi juga perubahan mendasar dari tugas dan fungsi suatu bagian. Tim transformasi perlu menyusun seperangkat indikator performa dan memberikan insentif pada bagian yang berhasil melakukan perubahan dengan baik.

4(4)    Jiwa Wirausaha

Komitmen untuk selalu memberikan layanan terbaik kepada konsumen. Pada dasarnya tujuan utama dari transformasi digital adalah memberikan layanan terbaik kepada konsumen dan meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Hal ini selaras dengan jiwa wirausaha yang selalu berorientasi kepada konsumen. Jiwa wirausaha juga menuntut perusahaan untuk selalu berinovasi dan keluar dari zona nyaman.

5(5)    Perencanaan dan Investasi

Hasil dan manfaat dari transformasi digital bukanlah sesuatu yang didapat dengan seketika. Seringkali investasi yang dilakukan saat ini baru dapat dinikmati hasilnya beberapa tahun kemudian. Dengan demikian segala bentuk biaya dan belanja dalam proses transformasi digital perlu dianggap sebagai bagian dari investasi masa depan perusahaan.

Referensi

 

Accenture. (2014).  “Accenture Interactive – Point of View Series Digital Transformation Re-imagine from the outside-in”.

Steward, Peter. (2017). “Organizational Change Management: A Make or Break Capability for Digital Success”. Cognizant

makalah ini disusun oleh Putu Ashintya Widhiartha (2018), pemakaian sebagian sebagai referensi diijinkan dengan menyebutkan sumber